IT外包供應商對客戶有需求的強制供應商將事件記錄下來

在很多外包場景中，客戶唯一的義務就是付款。 這與 IT 不同，服務交付和交互也需要客戶的貢獻或合作。 “客戶通常有義務，如果客戶不履行這些義務，可能會被用作未來表現不佳的借口IT外包服務，”他說。

無論如何，當IT外包供應商對客戶有需求，或以客戶表現不佳為借口未能履行義務時，迫使供應商記錄事件并保留所有問題日志就變得非常重要。

需要記錄日志以顯示對合同規定的相關事項的要求和響應。

3、盡早明確相關條款

盡可能清楚、完整和準確地記錄項目交互非常重要。 當合同中沒有明確規定的項目或情況時，客戶需要盡快作出書面聲明。 “這是達成協議的最佳時機，因為此時合同雙方往往很活躍，”克里斯說。

如果無法在協議正文中明確標明更詳細的項目細節，則需要書面記錄總結，明確各方責任，并需要大家簽字確認后方可開工。 “如果有書面申報記錄，就意味著類似的外包關系場景變得更好，”Kriss認為：“這一點非常重要。”

4. 立即通知違約

目睹了許多客戶面臨困難的外包關系，但沒有這種情況的記錄，大多數客戶認為向供應商發出違規通知可能會造成緊張或對抗的情況。 這實際上不是真的。 客戶應在第一次發生違約或故障時發送書面通知，并在以后每次發生時重新發送。 “每家公司都需要這樣規范地去實踐。” 這樣一來，我們就不能抱著激化矛盾的態度來處理這件事情，一定要講道理，講禮貌。 “如果你能建立那個模型，尤其是能夠以適當的態度向某人發送清晰但有用的通知，你就會創造一個更好的局面。”

如果應指示所有客戶員工，當他們認為服務提供商可能違約并需要互動時，他們必須通知指定的客戶代表。 指定代表經與法律顧問確認后，可決定是否發出違約通知。 沒有書面記錄，IT公司可能會失去終止合同的權利。 “法官、陪審團和仲裁員可能會得出這樣的結論，即如果違約的發生并不太嚴重以至于無法提出書面要求，導致合同終止的具體違約不應晚于合同獨立開啟時發生。它在評估時界定，不得遲于與其他違約責任一并評估時界定。”

5. 不要自己做供應商的工作

當項目停滯不前時，例如當供應商稍微離線或系統表現不佳時，客戶可能傾向于先完成工作。 無論如何，如果客戶在沒有書面警告服務提供商的情況下開始這樣做，并且賬單已入賬，則很可能導致他們的賬戶陷入僵局。

IT 管理人員不應在發出違規通知后和服務提供商有機會進行修正之前派遣員工執行本應由提供商完成的工作。 “這很公平，公平是訴訟解決方案中最重要的部分，”克里斯說。 通知應說明，如果供應商未能在給定期限內改善績效，客戶將對該問題采取逐步行動，并向供應商收取費用或減少供應商的開支以彌補成本損失。 同時，如果發生訴訟，應提供估計的費用金額，以支持案件可能的報銷。

6、尋求雙贏

在許多情況下，IT 服務提供商在某種程度上傾向于注銷違約信用，這為項目關系經理提供了未來放棄的機會。 他們可能希望使用可以抵消未來關鍵點可能出現的更大故障的性能信用IT外包服務，或者可以將違約追溯到根本原因分析來描述問題已經解決。 它說，這種方法“增加了成功結果的可變性，同時也建立了基于信任和相互理解的關系”。

7.盡早并經常與法律顧問溝通

如果有任何歧義，需要起草一份明確的書面記錄，這可以有效地保護IT公司在合同中的權利，而且“律師總能找到證據并指導如何在法官或陪審團面前出示相應的文件。 ” 克里斯說：“他們可以非常有效地創造證據來幫助調解或訴訟。”

律師能夠發現合同中表面上看似不明顯的權利，并幫助客戶解決問題。 當合同可能受到潛在的違約訴訟時，例如供應商要求超出合同規定工作的一些費用，或修改主要協議，請律師提供幫助是有意義的。

合同治理的目的是明確

合同治理的目的是提供明確的陳述。 “更清晰的澄清會帶來更大的確定性，例如如何解決爭端，”克里斯說。 “澄清增加了合同雙方解決問題和避免訴訟的可能性。清晰度高，訴訟成本降低。”

有人認為，這些建議的治理實踐相對更容易實施，如果實施得當，并不是要對抗服務提供商，而是要減少誤解并維持適當的關系。